Studiu de caz Audimas Curier: platformă web și mobil pentru managementul operațional
Aplicație de management operațional: administrarea unei firme de curierat presupune mult mai mult decât gestionarea livrărilor. Flota auto, documentele și scadențele, intervențiile de service, stocurile de piese și echipamente, pontajul sau documentele angajaților fac parte din activitatea de zi cu zi și, de cele mai multe ori, implică mai multe departamente.
Pentru Audimas Curier, am dezvoltat o platformă internă prin care aceste procese pot fi gestionate într-un sistem comun, accesibil atât din interfața web, cât și din aplicațiile mobile pentru Android și iOS.
Proiectul a pornit de la nevoia de a simplifica activitatea administrativă și de a conecta mai bine informațiile folosite de birou, curieri, depozit și service.
De la procese separate la o platformă comună
Înainte de dezvoltarea unei astfel de soluții, multe dintre informațiile necesare activității unei firme de curierat ajung inevitabil în sisteme diferite: documente, tabele, emailuri, conversații sau aplicații dedicate anumitor operațiuni.
Problema apare atunci când informațiile trebuie corelate.
O mașină are documente și scadențe, dar are și un șofer alocat, intervenții de service, piese consumate și cheltuieli cu combustibilul. Un angajat are un dosar de personal, dar și echipamente primite, concedii, pontaj și task-uri operaționale.
Platforma dezvoltată pentru Audimas Curier conectează aceste informații și permite gestionarea lor în funcție de rolul fiecărui utilizator.
Web pentru administrare, mobil pentru echipa din teren
Componenta web este folosită în principal pentru administrarea operațiunilor interne. Accesul este organizat pe roluri configurabile, astfel încât fiecare utilizator vede și gestionează doar informațiile care țin de activitatea lui.
Pentru curieri am dezvoltat separat aplicația mobilă, disponibilă pentru Android și iOS.
Aceasta poate fi utilizată atât pe telefonul de serviciu, cât și pe dispozitive PDA folosite în comun de angajații aflați în tură. Sistemul gestionează inclusiv schimbarea utilizatorului activ pe un dispozitiv, astfel încât notificările și informațiile afișate să corespundă persoanei autentificate în acel moment.
Web-ul și aplicația mobilă folosesc aceeași platformă și aceleași date. O mașină alocată din interfața administrativă apare automat în contul curierului, iar documentele sau procesele-verbale generate în sistem pot fi consultate direct din aplicație.
Managementul flotei auto
O parte importantă a proiectului este modulul dedicat flotei.
Pentru fiecare autovehicul pot fi administrate informațiile relevante, documentele și termenele de valabilitate. Tipurile de documente sunt configurabile, iar sistemul poate genera notificări înaintea expirării acestora.
Predarea și returnarea autovehiculelor sunt înregistrate prin procese-verbale, păstrând astfel istoricul utilizării lor.
Platforma are deja o integrare cu sistemul GPS al flotei, astfel încât informațiile relevante pot fi consultate direct în sistem: poziția autovehiculelor, opririle, alertele sau datele privind consumul.
Tot aici sunt procesate și bonurile de combustibil. Acestea pot fi importate și asociate autovehiculelor corespunzătoare, iar informațiile sunt ulterior disponibile în rapoartele de costuri.
Service și gestiunea pieselor
Modulul de service este conectat direct cu gestiunea pieselor.
În cadrul unei intervenții pot fi înregistrate piesele utilizate din stoc, costurile suplimentare și informațiile necesare pentru confirmarea lucrării.
Recepția pieselor nu este tratată ca o operațiune izolată. În funcție de situație, aceasta poate continua într-o fișă de service deja deschisă sau poate genera fluxul pentru o intervenție nouă.
În acest fel, istoricul unei mașini poate include atât intervențiile efectuate, cât și piesele și costurile asociate acestora.
Echipamente și procese-verbale
Platforma gestionează și echipamentele oferite angajaților.
Predarea și returnarea acestora sunt înregistrate prin procese-verbale și pot include fotografii. Documentele rezultate sunt generate în format PDF și pot fi transmise automat prin email.
Curierul poate vedea din aplicația mobilă echipamentele care îi sunt alocate și documentele aferente. În versiunea actuală, procesele-verbale pot fi consultate de pe telefon, iar semnarea lor se face în afara aplicației mobile.
Task-uri și comunicarea cu echipa
Aplicația mobilă include și zona operațională folosită de curieri în activitatea zilnică.
Aceștia primesc task-uri individuale, inclusiv task-uri recurente, pe care le pot actualiza direct din aplicație și pentru care pot încărca fotografii atunci când este necesar.
Am inclus și un sistem de mesagerie pentru comunicarea dintre birou și echipa din teren, cu conversații individuale și de grup, imagini și notificări push.
Astfel, o parte importantă din comunicarea legată de activitatea curentă poate rămâne asociată platformei și utilizatorilor implicați.
Concedii, pontaj și documentele angajaților
Zona de HR și pontaj a fost dezvoltată în aceeași platformă pentru a evita administrarea separată a informațiilor despre angajați.
Curierii pot consulta soldul disponibil și pot transmite cereri de concediu din aplicația mobilă. Cererile intră într-un flux de aprobare, iar concediile aprobate sunt preluate automat în pontaj.
Concediul este limitat la numărul legal de zile de concediu anual.
Pontajul poate fi exportat în Excel și PDF, iar eventualele modificări pot trece printr-un proces separat de aprobare.
Dosarele angajaților sunt, de asemenea, administrate în platformă, împreună cu documentele, termenele și istoricul acestora. Pentru angajații noi există posibilitatea transmiterii documentelor printr-un link dedicat, fără crearea în prealabil a unui cont în aplicație.
O etapă următoare a proiectului este integrarea cu REGES, pentru extinderea automatizării și în această zonă.
Aplicație de management operațional construită în jurul proceselor reale
Audimas Curier este un exemplu bun de aplicație de management operațional în care valoarea nu vine dintr-o singură funcționalitate, ci din legătura dintre mai multe procese operaționale.
Flota este conectată cu service-ul și costurile. Depozitul este conectat cu echipamentele și intervențiile. Angajații sunt conectați cu pontajul, concediile, documentele și activitatea din teren. Iar informațiile introduse din aplicația mobilă devin disponibile imediat și pentru echipa care lucrează din interfața web.
Pentru noi, acesta este și unul dintre avantajele dezvoltării software la comandă: aplicația poate urmări modul real în care funcționează compania, în loc ca procesele companiei să fie adaptate forțat la limitele unui produs standard.
Dezvoltare software la comandă prin WebDinasty
La WebDinasty dezvoltăm atât proiecte web, cât și aplicații software construite în jurul proceselor specifice unei companii.
În cazul Audimas Curier, proiectul a evoluat într-un ecosistem format din platformă web, aplicații mobile și integrarea GPS pentru flotă, în care mai multe departamente lucrează pe aceeași infrastructură.
Dacă în compania ta, fie că lucrezi în curierat, distribuție, service sau orice domeniu cu echipe pe teren, există procese gestionate încă prin combinații de Excel, documente, emailuri și aplicații care nu comunică între ele, putem analiza împreună unde merită automatizate și cum poate fi construită o soluție potrivită modului vostru de lucru.
